Klassisches Café
Frühstück, Kaffee, Kuchen, kleine Speisen und Stammkundschaft. Wichtig sind Standort, Öffnungszeiten, Wareneinsatz, Personal und eine klare Kalkulation.
Existenzgründung Café
Café eröffnen: Prüfen Sie zuerst, ob Konzept, Standort und Zahlen wirklich tragen
Bevor Sie Mietvertrag, Umbau, Kaffeemaschine oder Finanzierung festlegen: Ich unterstütze Sie dabei, Businessplan, Kapitalbedarf, Umsatz, Rentabilität und Liquidität realistisch zu prüfen.
30 Minuten · persönlich · Klarheit zu Ausgangslage und nächsten Schritten
Gründungsberatung, Businessplan und Finanzplanung aus über 700 Beratungen.
Ihre Situation
Stehen Sie gerade vor einer dieser Entscheidungen?
Viele Café-Gründungen werden nicht an der Idee entschieden, sondern an Miete, Kapitalbedarf, Auslastung, Personal, Liquidität und Finanzierung. Genau diese Punkte sollten Sie prüfen, bevor Sie verbindliche Zusagen machen.
Erste Orientierung
Café-Umsatz grob berechnen: Wie viele Gäste brauchen Sie pro Tag?
Mit dem Café-Umsatzrechner können Sie eine erste Einschätzung vornehmen: Sitzplätze, Öffnungstage, Auslastung und durchschnittlicher Bon zeigen schnell, welche Umsatzgrößenordnung Ihr Konzept erreichen muss.
Der Rechner ersetzt keine vollständige Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung. Er ist der Einstieg: Danach geht es darum, ob Umsatz, Kosten, Kapitalbedarf, Finanzierung und Unternehmerlohn zusammenpassen.
Vor der Investition
Was Sie mit mir klären, bevor Sie investieren
Torsten Schrimper
Ich begleite Gründerinnen und Gründer seit vielen Jahren bei Businessplan, Finanzplanung, Kapitalbedarf und tragfähigen Gründungsentscheidungen. Gerade bei einer Café-Gründung geht es nicht nur um eine schöne Idee, sondern um belastbare Zahlen und eine klare wirtschaftliche Entscheidung.
- Café-Konzept und Positionierung schärfen
- Umsatz-, Kosten- und Kapitalbedarfsplanung aufbauen
- Rentabilität, Liquidität und Unternehmerlohn realistisch prüfen
- Businessplan für Bank, Förderung oder Gründungszuschuss vorbereiten
- Klare Entscheidung treffen: starten, anpassen oder stoppen
Am Ende geht es nicht nur um einen schönen Businessplan. Es geht um die Frage, ob Ihr Café wirtschaftlich tragfähig ist.
Geschäftsmodell
Welche Art von Café möchtest du eröffnen?
Bevor du in Mietvertrag, Umbau oder Maschinen investierst, sollte klar sein, welches Café du aufbauen willst. Die Existenzgründung Café unterscheidet sich je nach Konzept – mit eigenen Anforderungen an Standort, Prozesse und Zahlen.
Spezialitäten-Café
Zum Beispiel Kaffee-Spezialitäten, Patisserie, vegane Angebote oder ein klares Themenkonzept. Hier entscheiden Positionierung, Zielgruppe, Preisniveau und Wiedererkennbarkeit.
Café mit To-go-Konzept
Ein schnelleres Geschäftsmodell mit anderen Anforderungen an Lage, Laufkundschaft, Prozesse, Verpackung, Marge und Frequenz.
Café mit zusätzlichem Angebot
Zum Beispiel Veranstaltungen, Coworking, Verkauf eigener Produkte, Catering oder Kurse. Zusätzliche Umsatzquellen können helfen, müssen aber sauber kalkuliert werden.
Unternehmerische Klarheit
Der Traum vom eigenen Café – und die Zahlen dahinter
Viele Gründer sehen zuerst die schöne Seite: Einrichtung, Atmosphäre, Stammgäste, Kaffeeduft und ein eigenes Konzept. Kritisch wird es aber bei den wirtschaftlichen Fragen – gerade wenn du ein Café gründen oder eröffnen willst, ohne Gastro-Romantik mit realistischer Planung zu vermischen.
Genau hier setzt die Gründungsberatung an: nicht mit schönen Annahmen, sondern mit einem strukturierten Blick auf Konzept, Standort, Zahlen, Risiken und nächste Entscheidungen.
Ein schönes Café-Konzept reicht nicht. Entscheidend ist, ob Standort, Umsatz, Kosten, Kapitalbedarf und Liquidität zusammenpassen.
- Reicht der Umsatz für Miete, Personal, Wareneinsatz und Unternehmerlohn?
- Wie viele Gäste brauchst du pro Tag?
- Welche Preise musst du verlangen?
- Wie hoch ist der Kapitalbedarf vor der Eröffnung?
- Welche Kosten entstehen in der Anlaufphase?
- Trägt der Standort dein Konzept?
- Wie hoch ist dein Wareneinsatz?
- Was passiert, wenn die Auslastung langsamer wächst als geplant?
- Wie überzeugst du Bank oder Förderstelle?
Struktur statt lose Tipps
In 7 Schritten zum tragfähigen Café-Konzept
Wer ein Café eröffnen will, braucht keine endlose Gastro-Checkliste – sondern eine klare Reihenfolge von Konzept über Standort bis Finanzierung und Umsetzung.
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Café-Konzept und Zielgruppe klären
Welche Art von Café soll entstehen? Wer sind die Gäste? Welches Angebot passt zur Zielgruppe, zum Standort und zum Preisniveau?
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Standort und Wettbewerb prüfen
Lage, Laufkundschaft, Sichtbarkeit, Umgebung, Parkplätze, ÖPNV, Mietpreis, Wettbewerber und Frequenz müssen zusammenpassen. Eine Standortanalyse Café ist mehr als „schöne Straße“.
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Angebot, Preise und Wareneinsatz kalkulieren
Kaffee, Kuchen, Frühstück, Snacks und Zusatzangebote müssen so kalkuliert werden, dass Marge und Zahlungsbereitschaft zusammenpassen. Der Wareneinsatz Café gehört früh auf den Tisch.
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Kapitalbedarf und Startkosten berechnen
Umbau, Einrichtung, Kaffeemaschine, Küchentechnik, Kaution, Genehmigungen, Warenbestand, Website, Marketing, Beratung und Anlaufphase müssen eingeplant werden. Kapitalbedarf und laufende Startkosten sollten transparent getrennt werden.
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Rentabilität und Liquidität planen
Die Planung muss zeigen, welche Umsätze notwendig sind, wann sich das Café rechnet und wie lange die Liquidität reicht. Rentabilität und Liquidität in der Gastronomie sind der Kern deiner Entscheidungssicherheit.
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Businessplan, Finanzierung und Förderung vorbereiten
Ein tragfähiger Businessplan verbindet Konzept, Markt, Standort, Zahlen, Finanzierung und persönliche Eignung. Je nach Situation können Bank, Gründungszuschuss Café, Einstiegsgeld oder Förderprogramme relevant sein – mit fachkundiger Stellungnahme, falls nötig.
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Marketing, Eröffnung und Controlling aufbauen
Google-Unternehmensprofil, lokale Sichtbarkeit, Social Media, Bewertungen, Aktionen, Stammkunden und laufende Zahlenkontrolle sind entscheidend – nicht erst nach der Eröffnung.
Finanzplanung
Die entscheidende Frage: Rechnet sich dein Café wirklich?
Ein Café scheitert selten daran, dass Kaffee und Kuchen schlecht sind. Häufiger entstehen Probleme, weil Miete, Wareneinsatz, Personal, Auslastung, Preise oder Liquidität zu optimistisch geplant werden.
Kapitalbedarf
Umbau, Einrichtung, Kaffeemaschine, Küchengeräte, Kaution, Warenbestand, Website, Marketing, Beratung und Anlaufphase.
Wareneinsatz
Kaffee, Milch, Backwaren, Lebensmittel, Verderb, Schwund und Einkaufspreise müssen sauber kalkuliert werden.
Personal
Eigene Arbeitszeit, Aushilfen, Service, Küche, Reinigung, Urlaubszeiten und Stoßzeiten müssen realistisch geplant werden.
Rentabilität
Umsatz, Fixkosten, variable Kosten, Preise, Marge, Unternehmerlohn und Gewinn müssen zusammenpassen.
Liquidität
Wann kommt Geld rein? Wann gehen Miete, Löhne, Lieferanten, Steuern und private Kosten raus?
Sicherheitspuffer
Anlaufphase, schwankende Frequenz, Krankheit, Saison, Reparaturen, Steuernachzahlungen und private Lebenshaltungskosten.
Diese Zahlen brauchst du nicht nur für Bank oder Förderstelle – vor allem für deine eigene Entscheidung, bevor du Mietvertrag, Einrichtung oder Finanzierung festlegst. Mehr in der Kapitalbedarfsplanung und bei der Liquiditätsplanung.
Orientierung & Tool
Branchenwerte für dein Café: Orientierung statt Bauchgefühl
Branchenwerte helfen dir, dein Café-Konzept realistischer einzuschätzen. Sie ersetzen keine individuelle Planung, zeigen aber, ob Umsatz, Kosten, Wareneinsatz, Personal, Miete und Unternehmerlohn grundsätzlich plausibel wirken.
Die folgenden Angaben sind Orientierungswerte und typische Größenordnungen aus der Gastronomie/Café-Branche – abhängig von Standort, Konzept, Öffnungszeiten, Personal und Angebot. Sie sind keine Garantie für dein konkretes Vorhaben und müssen individuell geprüft werden.
Umsatztreiber
Mix aus Getränken, Backwaren, Frühstück
In vielen Cafés tragen Heißgetränke den größten Anteil, ergänzt durch Kuchen, Frühstück und kleine Speisen. Dein Konzept (klassisch, Spezialität, To-go) verschiebt diese Struktur deutlich.
Gästezahl / Frequenz
Auslastung oft ca. 50–70 %
Die Gästezahl hängt von Sitzplätzen, Verweildauer, Öffnungsstunden und tatsächlicher Frequenz ab. Dauerhaft volle Plätze sind selten – vorsichtige Szenarien sind sinnvoller als Best-Case-Annahmen.
Durchschnittlicher Bon
Orientierung oft ca. 6–10 €
Je nach Angebot (nur Kaffee/Kuchen vs. Frühstück/Spezialitäten) liegt der Bon häufig im einstelligen Bereich. Preisniveau, Zielgruppe und Zusatzverkäufe müssen zur Lage passen.
Sitzplätze / Auslastung
Umsatz pro Sitzplatz als Kennzahl
Neben der Gesamtfläche zählt, wie oft Plätze rotieren (Verweildauer, Stoßzeiten, saisonale Außenplätze). Der Umsatz pro Sitzplatz und Jahr ist eine gängige Orientierung – stark standort- und konzeptabhängig.
Wareneinsatz
Branchenorientierung oft ca. 22–26 % vom Umsatz
Kaffee, Milch, Backwaren, Lebensmittel, Verderb und Schwund müssen kalkuliert werden. Ein niedriger Wareneinsatz allein reicht nicht, wenn Personal oder Miete zu hoch sind.
Personalkosten
Branchenorientierung oft ca. 35–40 % vom Umsatz
Service, Küche, Reinigung, Aushilfen, Urlaub und deine eigene Arbeitszeit (Unternehmerlohn) gehören dazu. Längere Öffnungszeiten erhöhen den Personalbedarf nicht automatisch den Umsatz.
Miete und Standortkosten
Stark abhängig von Lage und Fläche
Miete, Nebenkosten und Kaution sind zentral – ein attraktiver Standort kann höhere Miete rechtfertigen, nur wenn Frequenz, Bon und Auslastung mitspielen. Standortanalyse und Mietbelastung müssen individuell geprüft werden.
Sonstige laufende Kosten
Nebenkosten, Energie, Versicherungen, Marketing
Abschreibungen, Instandhaltung, Gebühren, Software, Werbung und Verwaltung summieren sich. In Branchenvergleichen liegen „sonstige“ Kostenanteile oft im hohen zweistelligen Prozentbereich des Umsatzes – konkret bei dir anders.
Unternehmerlohn
Nicht mit Gewinn verwechseln
Dein privater Lebensunterhalt muss aus dem Betrieb finanzierbar sein – zusätzlich zu Rücklagen und Tilgung. Viele Gründer planen den eigenen Lohn zu niedrig oder vergessen ihn in der Rentabilität.
Liquiditätsreserve
Orientierung: ca. 10–15 % Puffer auf Kapitalbedarf
In der Anlaufphase laufen Kosten weiter, auch wenn der Umsatz noch schwankt. Reserve für Miete, Lieferanten, Steuern, Reparaturen und private Kosten einplanen – muss individuell geprüft werden.
Mindestumsatz / Break-even
Keine pauschale Mindestmarke
Entscheidend ist, ob dein geplanter Umsatz alle Fix- und variablen Kosten plus Unternehmerlohn und Rücklagen deckt. In vielen Cafés bleibt nach allen Kosten nur ein vergleichsweise kleiner Gewinnanteil – deshalb sind realistische Umsatz- und Kostenannahmen kritisch.
Typische Umsatzanteile (Orientierung)
Beispielhafte Verteilung, wie Gäste in vielen Cafés bestellen – abhängig von Konzept und Karte:
- Heißgetränkeca. 45 %
- Torten & Gebäckca. 24 %
- Frühstück & Bistroca. 15 %
- Kaltgetränkeca. 10 %
- Eis & Sonstigesca. 6 %
Kostenstruktur am Umsatz (Orientierung)
Branchenübliche Größenordnungen – dein Betrieb kann deutlich abweichen; keine Garantie für Rentabilität:
- Personalca. 37 %
- Wareneinsatzca. 24 %
- Sonstige Kostenca. 17 %
- Abschreibungenca. 3 %
- Betriebsergebnis (vor Steuern)ca. 18 %
Mit einem professionellen Konzept und sauberer Steuerung können sich diese Werte verbessern – sie ersetzen keine individuelle Rentabilitätsplanung.
Businessplan
Businessplan Café: mehr als ein schönes Konzept
Ein guter Businessplan beschreibt nicht nur Einrichtung, Angebot und Atmosphäre. Er zeigt, warum das Café wirtschaftlich funktionieren kann, welche Gäste angesprochen werden, welche Umsätze erreichbar sind, welche Kosten entstehen und wie die Finanzierung gesichert wird. Für die Umsatzplanung kannst du vorab den Café-Umsatzrechner nutzen – die Rentabilität und Liquidität musst du danach separat planen.
Ein Businessplan für ein Café sollte unter anderem klären:
- Gründerprofil und persönliche Eignung
- Café-Konzept und Positionierung
- Zielgruppe und Standort
- Angebot, Preise und Wareneinsatz
- Markt- und Wettbewerbssituation
- Marketing und Gästegewinnung
- Kapitalbedarf und Finanzierung
- Rentabilitätsplanung
- Liquiditätsplanung
- Chancen, Risiken und nächste Schritte
Für deine Café-Gründung lohnt sich eine saubere Verzahnung: Businessplan, Kapitalbedarfsplanung, Liquiditätsplanung, Vorbereitung auf das Bankgespräch und bei passender Situation den Gründungszuschuss. Im Strategiegespräch ordnen wir ein, welcher Schritt für dich zuerst sinnvoll ist.
Förderung, Beratung & Finanzierung
Förderung, Beratung und Finanzierung richtig einordnen
Je nach Ausgangssituation können unterschiedliche Wege relevant sein: AVGS-Gründungsberatung, BPW NRW, Gründungszuschuss, Bankfinanzierung, Eigenkapital oder andere Programme. Wichtig ist die richtige Reihenfolge: Bei einer geförderten Gründungsberatung wie AVGS oder BPW wird die Beratung zuerst beantragt bzw. geklärt. In der Beratung werden dann Businessplan, Kapitalbedarf, Rentabilität und Liquidität sauber ausgearbeitet. Bei Gründungszuschuss, fachkundiger Stellungnahme oder Bankfinanzierung müssen Konzept und Zahlen dagegen bereits belastbar vorliegen.
AVGS / BPW NRW / Beratungsförderung
Wenn eine geförderte Gründungsberatung möglich ist, sollte sie früh geprüft werden. Bei AVGS oder BPW NRW geht es darum, die Beratung vorab sauber zu klären und anschließend Konzept, Businessplan, Kapitalbedarf, Rentabilität und Liquidität professionell auszuarbeiten.
Gründungszuschuss / fachkundige Stellungnahme
Wenn du aus dem ALG-I-Bezug gründest, kann der Gründungszuschuss relevant sein. Dafür brauchst du in der Regel einen überzeugenden Businessplan, eine belastbare Finanzplanung und eine fachkundige Stellungnahme. Hier müssen die Zahlen vor dem Antrag stimmig sein.
Bankfinanzierung / Eigenkapital / Investitionsplanung
Umbau, Einrichtung, Kaffeemaschine, Kaution, Warenbestand und Anlaufphase müssen solide finanziert werden. Banken erwarten nachvollziehbare Zahlen, realistische Annahmen und einen Businessplan, der Konzept, Standort, Umsatz, Kosten und Liquidität verständlich erklärt.
Welche Reihenfolge sinnvoll ist, hängt von deinem Ausgangspunkt ab. Bei AVGS oder BPW steht zuerst die Klärung der Beratungsförderung an. Bei Gründungszuschuss, fachkundiger Stellungnahme oder Bankfinanzierung müssen Businessplan und Zahlen bereits belastbar vorbereitet sein.
Businessplan und Zahlen sauber vorbereiten · Café-Konzept wirtschaftlich prüfen · Entscheidung vor Mietvertrag und Investition absichern
Gründungsberatung
Unterstützung bei Businessplan, Finanzplanung und Gründungsentscheidung
Ich unterstütze dich dabei, deine Café-Gründung nicht nur kreativ, sondern auch wirtschaftlich sauber vorzubereiten. Ziel ist ein klarer Businessplan, ein realistisches Zahlenwerk und eine Entscheidung, die du gegenüber Bank, Förderstelle und dir selbst vertreten kannst.
Businessplan für dein Café
Konzept, Zielgruppe, Standort, Angebot, Preise, Marketing und Umsetzung klar aufbereiten.
Finanzplanung und Kapitalbedarf
Investitionen, laufende Kosten, Wareneinsatz, Personal, Rentabilität, Liquidität und private Lebenshaltung realistisch planen.
Vorbereitung auf Bank, Förderstelle oder fachkundige Stellungnahme
Unterlagen, Zahlen und Argumentation so vorbereiten, dass dein Vorhaben nachvollziehbar und professionell wirkt.
Erfahrung aus über 700 Beratungen mit Gründern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen.
Bevor Sie Mietvertrag, Einrichtung oder Finanzierung festlegen: Lassen Sie uns Ihr Café-Konzept sauber einordnen.
Ein Strategiegespräch hilft, die wichtigsten nächsten Schritte zu klären: Konzept, Standort, Kapitalbedarf, Wareneinsatz, Businessplan, Finanzierung und typische Risiken Ihrer Café-Gründung.
30 Minuten · persönlich · Klarheit zu Ausgangslage und nächsten Schritten
Häufige Fragen
FAQ: Café eröffnen und selbstständig machen
Was brauche ich, um ein Café zu eröffnen?
Du brauchst ein klares Café-Konzept, passende Räume, Genehmigungen, eine realistische Finanzplanung, ausreichendes Startkapital und einen Businessplan. Besonders wichtig sind Standort, Zielgruppe, Angebot, Preise, Wareneinsatz, Personal und Liquidität.
Wie viel Kapital brauche ich für ein Café?
Das hängt stark von Standort, Größe, Umbau, Ausstattung, Mietkaution, Warenbestand und Anlaufphase ab. Neben Einrichtung und Technik müssen auch laufende Kosten, private Lebenshaltung und eine Liquiditätsreserve eingeplant werden.
Lohnt es sich, ein Café zu eröffnen?
Das lässt sich nur mit einer realistischen Planung beantworten. Entscheidend sind Miete, Wareneinsatz, Preise, Besucherzahl, Personalkosten, Öffnungszeiten, Auslastung und Unternehmerlohn. Genau deshalb ist eine Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung so wichtig.
Was gehört in den Businessplan für ein Café?
Der Businessplan sollte Gründerprofil, Café-Konzept, Zielgruppe, Standort, Wettbewerb, Angebot, Preise, Wareneinsatz, Marketing, Kapitalbedarf, Finanzierung, Rentabilität, Liquidität und Risiken darstellen.
Kann ich Gründungszuschuss für ein Café erhalten?
Wenn du aus dem ALG-I-Bezug gründest, kann der Gründungszuschuss grundsätzlich relevant sein. Dafür brauchst du in der Regel einen überzeugenden Businessplan, eine belastbare Finanzplanung und eine fachkundige Stellungnahme.
Welche Kosten werden bei einer Café-Gründung oft unterschätzt?
Häufig unterschätzt werden Umbau, Kaution, Genehmigungen, Warenbestand, Marketing, Personal, Versicherungen, Anlaufverluste, Reparaturen, Steuern und die private Lebenshaltung in den ersten Monaten.
Wie wichtig ist der Standort für ein Café?
Der Standort ist sehr wichtig, aber nicht allein entscheidend. Lage, Zielgruppe, Frequenz, Sichtbarkeit, Mietpreis, Wettbewerb und Konzept müssen zusammenpassen. Ein schöner Laden ist noch kein tragfähiges Geschäftsmodell.
Kann die Beratung online stattfinden?
Ja. Die Beratung kann online per Microsoft Teams stattfinden. Dadurch lassen sich Businessplan, Zahlen, Unterlagen und nächste Schritte auch ortsunabhängig strukturiert vorbereiten.
